Analyse zu KI in Verwaltungen zeigt Nutzungspotenzial auf

Künstliche Intelligenz Ziel der Analyse war es, konkrete Einsatzmöglichkeiten von KI zu identifizieren und diese hinsichtlich ihres Potenzials zu beurteilen. Dazu haben die Kantone und das Fürstentum Liechtenstein eine systematische und ganzheitliche Übersicht darüber erstellt, in welchen Bereichen KI Dienstleistungen für Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen verbessern oder Abläufe effizienter machen kann. «Der Kanton St.Gallen initiierte die Analyse. Die Kantone haben festgestellt, dass uns noch die Kenntnisse fehlen, in welchen Verwaltungsbereichen wir am meisten von KI profitieren können und welche rechtlichen sowie technischen Voraussetzungen dafür notwendig sind», sagt Ursulina Kölbener, Leiterin digitale Verwaltung im Kanton Appenzell Innerrhoden. Da die Verwaltungen der Kantone und des Fürstentums ähnliche Herausforderungen bewältigen, habe eine gemeinsame Analyse Sinn ergeben. Ungefähr tausend Anwendungsfälle wurden gesammelt, 120 davon werden nun vertieft angeschaut, kategorisiert und beschrieben. Auch wurde für jeden Anwendungsfall eine Erstbewertung hinsichtlich des Nutzens, der Machbarkeit und möglicher Risiken vorgenommen. «Was man sagen kann, ist, dass der Systemlebenszyklus von KI-Anwendungen vernachlässigt wird und oft nur auf die Kosten der Einführung angeschaut werden. Es gilt, die Wirtschaftlichkeit ganzheitlich über mehrere Jahre hinweg zu beurteilen», sagt Kölbener. Die Anwendungsfälle reichen von allgemeiner Büroassistenz über die Erteilung von Auskünften bis zu datenbasierten Entscheidungsunterstützung. Ausserdem wurden verschiedene KI-Funktionen wie zum Beispiel semantische Suche, Mustererkennung oder Prognoseerstellung näher betrachtet. «Das grösste Potential liegt aktuell dort, wo wiederverwendbare KI-Tools zum Einsatz kommen. Das können Schreibassistenzen oder die Verarbeitung von Audiodateien sein», so Kölbener. Nicht immer ist die Anwendung von KI-Systemen, günstiger als die Arbeit des Personals.

Viel Potenzial im Schriftlichen

Die Ergebnisse der Analyse sind nun in eine interaktive Übersicht eingeflossen. So soll das gesammelte Wissen über mögliche Einsatzmöglichkeiten von KI in der öffentlichen Verwaltung öffentlich zugänglich gemacht werden. Die Übersicht ist eine Ideensammlung und die allfällige Umsetzung eines Anwendungsfalls ist vertieft zu beurteilen. Die Ergebnisse zeigen auf, dass der Einsatz von KI-Systemen in der Verwaltung grosses Potenzial für effizientere und effektivere Behördenleistungen bietet. «Das grösste Potenzial fanden wir beim Schriftlichen – zusammenfassen und formulieren. Und auch darin, Anfragen von Bürgerinnen und Bürgern schnell und präzise zu beantworten», meint Kölbener. Gleichzeitig sei deutlich geworden, dass diese Systeme hohen Anforderungen genügen müssen. Ein wirtschaftlicher Einsatz stellt sich zudem nur ein, wenn die Lösungen möglichst breit eingesetzt werden. «Viel Potenzial liegt in der internen Verwendung, die es dann aber ermöglichen Antwortzeiten zu verkürzen. Bei Dienstleistungen für die Einwohnenden könnte allerdings für Anfragen ein KI-Chatbot in Frage kommen», sagt Kölbener. Auch in der Beurteilung von Stipendiengesuchen könnte KI den Prozess beschleunigen. «Wer anspruchsberechtigt ist und wer nicht, ist in klaren Kriterien festgelegt. Daher würde sich die KI dort gut nutzen lassen», so Kölbener. In solchen Fällen sei aber wichtig, dass am Schluss durch das Personal geprüft wird, ob die KI richtig entschieden hat. Das Risiko wird bei der Analyse vor der Einführung eines KI-Systems thematisiert. «Es braucht rechtliche Grundlagen und eine ethische Beurteilung. Wenn die KI falsche Entscheidungen treffen würde, die negative Auswirkungen auf die Bürger hat, kommt das System nicht in Frage. Das Personal muss gründlich prüfen, damit es nicht zu Verzerrungen im System kommt», betont Kölbener. Heisst: nicht überall liesse sich KI vollumfänglich einsetzen. Auch personenbezogene Daten müssen besonders vorsichtig behandelt werden, Datenschutz sei bei der Analyse ein wichtiges Thema gewesen.

Austausch wird fortgeführt

Der interkantonale Ansatz habe sich als grosser Mehrwert des Projekts erwiesen. Dadurch konnten die fünf Kantone und das Fürstentum Liechtenstein ihre Erfahrungen bündeln und Synergien nutzen. Aufgrund des Erfolgs wollen die Gemeinwesen auch künftig zusammenarbeiten und die erstellte Sammlung und Bewertung der KI-Anwendungsfälle regelmässig überprüfen, aktualisieren und erweitern. Ebenfalls wollen sie ihre Erfahrungen in der Umsetzung von KI-Projekten regelmässig austauschen. «Die Analyse war ein erster Schritt, KI-Tools werden – wo dies sicher und sinnvoll möglich ist – eingesetzt. Von der Beschaffung von lokal betriebenen KI-Tools sind wir noch weit entfernt. Im Hinblick auf den wachsenden Fachkräftemangel dürfte es für die Zukunft aber gerade für kleine Kantone spannend werden, KI einzusetzen», sagt Kölbener.

Stefanie Rohner